Cómo construir tu audiencia para llenar tu evento con las personas adecuadas

Imagina que tienes planeado hacer un evento: la sala está reservada, los ponentes y los panelistas están reservados y el evento está publicado en tu calendario que has colocado previamente en tu sitio web con una gran foto única con toda la información y detalles de dicho evento.

Uno de los mayores desafíos para una agencia de eventos junto al organizador es el asegurarse de tener asistentes en el evento de su cliente.

Y no solo es llenar el espacio, sino llenar el espacio con la gente adecuada.

¿Te ha pasado que has asistido u organizado un evento con un panel de cuatro altavoces en el que sólo aparecen tres personas y se siente vacío el lugar?

O uno con un gran panel de oradores, pero durante las preguntas y respuestas la audiencia no está suficientemente informada sobre los temas para hacer el tipo de preguntas que realmente hace que la discusión avance y mejore el aprendizaje de todos en la sala?

No es solo el tener “cuerpos calientes” en un auditorio, esto no es suficiente para hacer un gran evento.

La clave para planear un evento del que todos estarán hablando durante semanas es el compromiso de la audiencia.

Con el fin de tener una audiencia comprometida, necesitas un grupo de personas de diferentes niveles y con familiaridad sobre el contenido ya que entre todos ofrecerán diferentes perspectivas a la mesa.

Para ayudarte, plantéate la siguiente pregunta que te ofrecerá respuestas y con base en ellas podrás crear una audiencia que mueva la aguja de tu evento para llevarlo de tener un “gran contenido” a ser todo un “espectáculo”:

¿A quién le importa el evento?

Con esta sola pregunta se desprenden una serie más de ellas, por ejemplo:

  • ¿De qué trata el evento?
  • ¿A quién tenías en mente al planificarlo?
  • ¿Has compartido tu evento con esa gente?
  • ¿A quién le importa este / estos tópico (s)?
  • ¿A quién le gustaría este evento y aprovecharlo al máximo?

Tu audiencia debe ser tan diversa como tu panel. Se sugiere por lo tanto evitar el tener un panel donde todos tienen el mismo punto de vista al igual que tu audiencia la cual tampoco debe ser de esa manera tampoco.

Así que nuevamente pregúntate, ¿a quién le importa tu evento?

Por ejemplo, digamos que estás recibiendo un panel de discusión sobre las recientes inversiones en energía solar de Arabia Saudita.

Podrías considerar la posibilidad de invitar a los grupos locales que están en pro de la defensa del medio ambiente.

Y para lanzar una diversidad de opinión y pensamiento, también puedes invitar al grupo de defensa de los combustibles fósiles, que probablemente está molesto por una potencia petrolera histórica que potencialmente señala el fin de los combustibles fósiles.

Ambos grupos se preocupan por el tema de la conversación y quieren participar en ello.

¿Existe una granja de energía solar o fabricante de paneles solares en las cercanías? ¡Serían perfectos para este acontecimiento!

¿Algunos grupos de la comunidad se han centrado en las políticas de Arabia Saudita o Medio Oriente? ¡Invítalos, también!

Asegúrate de que estás invitando a participar a los grupos más obvios, pero no te quedes ahí.

Un grupo que sigue la política de Arabia Saudita o la política petrolera en el Medio Oriente podría hacer algunas de las mejores preguntas y aprovechar al máximo el evento.

Por supuesto, los grupos medioambientales son más que obvios de invitar en este caso, pero siempre debes seguir pensando en cómo seguir construyendo tu audiencia.

Puedes enviar fácilmente la URL de tu evento con el calendario y la información a los líderes de estos grupos con una nota rápida sobre por qué cree que a sus miembros les gustaría el evento.

Idealmente, si te has dirigido a los grupos adecuados, distribuirán internamente el contenido por ti y tu trabajo se complementará.

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